De Klokkenluidersregeling

Algemeen

Ingevolge art. 32 van de Verordening Accountantsorganisaties (VAO) dient Borsboom Accountants & Adviseurs te beschikken over een klokkenluidersregeling.

Art. 32 VAO 1
De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountants- organisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.

Art. 32 VAO 2
De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountants- organisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.

Definities en reikwijdte
Een melder is diegene die, al dan niet in dienst van Borsboom Accountants & Adviseurs of werkzaamheden verricht voor Borsboom Accountants & Adviseurs, een melding doet over een misstand, zoals bedoeld in deze klokkenluidersregeling.

Onder misstanden worden in deze klokkenluidersregeling de volgende situaties verstaan:
a.  handelingen die leiden tot strafbare feiten door Borsboom
Accountants & Adviseurs of haar medewerkers;
b. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe
wet- en regelgeving door Borsboom Accountants & Adviseurs of
haar medewerkers;
c. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving
door Borsboom Accountants & Adviseurs of haar medewerkers;
d. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel
leidinggevenden;
e. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens
of informatie;
f.  en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor
melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Indien er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van de accountantsorganisatie dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling in plaats van de elders op onze webpagina geplaatste klachtenregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde regeling hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.

Procedure
1.  Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze
klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze
te melden aan de vertrouwenspersoon.
2.  De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektro-
nisch plaats via vertrouwenspersoon@borsboom-accountants.nl
3.  Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit
e-mailadres.
4.  De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen één week aan
de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens
hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal
worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de
ontvangst van de melding:
a.  Indien sprake is van een situatie genoemd onder a. en e. van
definities en reikwijdte, informeert de vertrouwenspersoon
onmiddellijk de directie. De vertrouwenspersoon informeert
hierover tevens de melder.
b.  Indien sprake is van een (dreigende) overtreding van interne
of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwens-
persoon de compliance officer.
c.  Bij het informeren van de directie en compliance officer, als
bedoeld in de punten 4.a en 4.b maakt de vertrouwenspersoon
de bron niet bekend.
5.  De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier
weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die
zijn genomen.
Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan
worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder
hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden
geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
6.  Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding
van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen
door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de
compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheim- houdingsplicht. De directie, of de vertrouwenspersoon zorgt dat de melder die te goeder trouw en volgens onderhavige regeling een melding van een misstand heeft gedaan, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld. De directie van Borsboom Accountants & Adviseurs garandeert dat medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de organisatie, dan wel zijn/haar carrière. Indien een melder de melding op andere wijze dan overeenkomstig onderhavige regeling heeft gedaan dan wel rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan hem dat mogelijk worden aangerekend.